CHAPTER 7 - THE COST OF QUALITY

A. Definisi Cost of Quality (CoQ)

     Biaya Kualitas (Biaya Mutu) atau dalam bahasa Inggris sering disebut dengan Quality Cost adalah Biaya-biaya yang timbul dalam penanganan masalah Kualitas (Mutu), baik dalam rangka meningkatkan Kualitas maupun biaya yang timbul akibat Kualitas yang buruk (Cost of Poor Quality). Dengan kata lain, Biaya Kualitas (Quality Cost) adalah semua biaya yang timbul dalam Manajemen Kualitas (Quality Management).

     Feigenbaum (1961) dalam bukunya yang berjudul “Total Quality Control” menyebutkan bahwa Biaya Kualitas terdiri dari 3 kategori utama, yaitu Biaya Pencegahan (Preventive Cost), Biaya Penilaian (Appraisal Cost) Biaya Kegagalan (Failure Cost). Biaya Kegagalan kemudian dibagi lagi menjadi 2 jenis yaitu Biaya Kegagalan Internal (Internal Failure Cost) dan Biaya Kegagalan Eksternal (External Failure Cost).

a. Biaya Pencegahan (Prevention cost)
    Prevention cost adalah biaya yang dikeluarkan atau terjadi dalam rangka untuk menjaga agar supaya tidak terjadi suatu kegagalan produk/product failure (merupakan upaya pencegahan). Contoh biaya jenis ini antara lain: biaya training pegawai, perawatan mesin berkala, dan pencetakan buku manual kerja.

b. Biaya Penilaian (Appraisal cost)
    Appraisal cost adalah biaya yang dikeluarkan atau terjadi dalam rangka untuk mendeteksi adanya suatu product failure. Contoh biaya appraisal antara lain: biaya inspeksi, pemasangan early warning system, pemasangan metal detector, dan pemasangan cctv.

c. Biaya Kegagalan (Failure cost)
    Failure cost adalah biaya yang terjadi sehubungan dengan adanya kesalahan produksi atau produk yang dihasilkan tidak sesuai dengan standar yang dipersyaratkan. Contoh biaya dalam kelompok ini antara lain rework dan klaim garansi.

Kategori	Contoh Biaya yang perlu dikeluarkan
Biaya Pencegahan (Preventive Cost)	1.  Biaya Pelatihan (Training Cost) 2.  Proses Capability Studies (Penelitian Kapabilitas Proses) 3.  Vendor Survey 4.  Quality Planning and Design
Biaya Penilaian(Appraisal Cost)	1.  Segala Jenis Pengujian (testing) dan Inspeksi 2.  Pembelian Peralatan Pengujian dan Inspeksi 3.  Peninjauan Kualitas dan Audit (Quality Audit and Review) 4.  Biaya Laboratorium
Biaya Kegagalan(Failure Cost)Internal	1.  Biaya Scrap dan pengerjaan ulang (Rework) 2.  Biaya Perubahan Desain (Design Change) 3.  Biaya Kelebihan Persedian (Excess Inventory Cost) 4.  Biaya Pembelian Bahan
Biaya Kegagalan(Failure Cost)Eksternal	1.  Biaya Purna Jual  / Jaminan (Warranty) 2.  Biaya Pengembalian Produk (Return and Recall) 3.  Biaya Penangan Keluhan Pelanggan 4.  Biaya Ganti Rugi

 


B. Pengertian Total Quality Management

    Total Management System atau disingkat dengan TQM adalah suatu sistem  manajemen kualitas yang berfokus pada Pelanggan (Customer focused) dengan melibatkan semua level karyawan dalam melakukan peningkatan atau perbaikan yang berkesinambungan (secara terus-menerus). Total Quality Management atau TQM menggunakan strategi, data dan komunikasi yang efektif untuk meng-integrasikan kedisplinan kualitas ke dalam budaya dan kegiatan-kegiatan perusahaan.

Terdapat 8 Elemen Pokok dalam Sistem Manajemen TQM (Total Quality Management). Kedelapan elemen pokok tersebut diantaranya adalah :

1. Fokus pada Pelanggan (Customer Focussed)

Pelanggan merupakan pihak yang menentukan apakah kualitas produk maupun jasa yang dihasilkan perusahaan tersebut memenuhi kebutuhan atau tingkatan kualitas yang diinginkannya. Apapun yang dilakukan oleh sebuah organisasi/perusahaan seperti pelatihan karyawan, perbaikan proses, penggunaan mesin canggih ataupun adopsi teknologi terbaru yang pada akhirnya Pelangganlah yang menentukan apakah upaya-upaya yang dilakukan tersebut bermanfaat atau tidak.

2. Keterlibatan Karyawan secara keseluruhan (Total Employee Involvement)

Karyawan merupakan sumber daya perusahaan yang penting dalam mencapai tujuan yang direncanakannya. Oleh karena itu, keterlibatan karyawan secara keseluruhan dapat mendukung perusahaan dalam melakukan peningkatan proses dan kualitas yang berkesinambungan yang kemudian menghasilkan produk dan layanan yang terbaik untuk pelanggannya. Dalam pemberdayaan karyawan, diperlukan pelatihan dan peningkatan terhadap keterampilan karyawan dalam mengerjakan tugasnya.

3. Pemusatan perhatian pada Proses (Process-centered)

Perhatian pada peningkatan proses merupakan pondasi dasar dalam sistem manajemen TQM. Proses merupakan serangkaian langkah-langkah yang dimulai dari penerimaan INPUT dari supplier (internal maupun eksternal) dan meng-transformasi-nya menjadi OUTPUT yang akan dikirimkan ke pelanggan (internal maupun Eksternal).

4. Sistem yang Terintegrasi (Integrated System)

Meskipun terdapat banyak keahlian dan ruang lingkup kerja dalam suatu perusahaan yang membentuk departementalisasi secara vertikal maupun horizontal. Semuanya memerlukan suatu sistem yang terintegrasi dengan baik agar visi, misi, strategi, kebijakan, tujuan dan  sasaran perusahaan dapat dikomunikasikan dengan baik dan jelas kepada semua karyawan.

5. Pendekatan Strategi dan Sistematik (Strategy and Systematic Approach)

Salah satu bagian yang penting dalam Manajemen Kualitas adalah pendekatan Strategi dan Sistematik dalam mencapai Visi, Misi dan Tujuan Perusahaan. Proses tersebut biasanya disebut dengan Perencanan Strategi ataupun Manajemen Strategi yang melakukan perumusan dan perencanaan strategi dalam mengintegrasikan konsep kualitas ke dalam Strategi Perusahaan secara keseluruhan.

6. Peningkatan yang berkesinambungan (Continual Improvement)

Peningkatan yang berkesinambungan mendorong perusahaan untuk melakukan analisis dan menciptakan cara-cara yang lebih bersaing dan efektif dalam mencapai tujuan perusahaan dan memenuhi harapan semua pihak yang berkepentingan.

7. Keputusan berdasarkan Fakta (Fact-based decision making)

Untuk mengetahui sejauh mana kinerja suatu perusahaan, diperlukan data untuk mengukurnya. TQM mewajibkan perusahaan tesebut untuk mengumpulkan dan melakukan analisis data secara berkesinambungan agar keputusan ataupun kebijakan yang diambil benar-benar akurat dan tepat sasaran. Dengan adanya data, kita dapat menarik kesimpulan berdasarkan kejadian ataupun hasil sebelumnya.

8. Komunikasi (Communications)

Dalam operasional sehari-hari, perusahaan pasti akan mengalami perubahan baik perubahan dalam strategi, kebijakan, jadwal maupun metode pelaksanaan. Perubahan tersebut perlu dikomunikasikan dengan baik kepada semua karyawan yang bersangkutan. Komunikasi yang baik juga akan menimbulkan motivasi dan semangat kerja dalam mencapai tujuan perusahaannya.

 C. Cost of Poor Quality (CoPQ)

Scrap

1. Definisi Scrap
    Scrap merupakan barang atau bahan sisa produksi yang tidak dapat digunakan lagi dalam proses produksi perusahaan, tetapi masih memiliki nilai jual (salvage value) walaupun kecil. Contoh scrap misalkan saja adalah sisa gergajian kayu pada pabrik pemotongan kayu.

2. Accounting treatment for scrap
    a. Scrap can be attributed to aspecific job
Nilai jual atas scrap merupakan hak dari konsumen atau pemesan job yang bersangkutan. Dengan demikian, salvage value atau nilai jual scrap digunakan sebagai pengurang harga pokok atas job yang bersangkutan (sebagai pengurang WIP).

    b. Scrap cannot be attributed to a specific job
Nilai jual atas scrap merupakan hak dari produsen atau perusahaan yang mengerjakan produk tersebut. Salvage value atau nilai jual scrap akan dicatat dengan alternatif sebagai berikut:

• Sebagai pengurang beban perusahaan (pengurang FOH Control);
• Sebagai penyesuaian terhadap akun COGS/COGS adjustment (pengurang COGS);
• Sebagai revenue lain perusahaan/other income (revenue from scrap sale).

Spoilage Product

1. Definisi spoil product
    Spoil product atau barang rusak merupakan barang yang rusak atau cacat atau tidak memenuhi standar yang dipersyaratkan dan tidak bisa diperbaiki atau dikerjakan ulang agar kembali dapat memenuhi standar.

2. Accounting treatment for spoilage product:
    a. Kerusakan disebabkan oleh internal failure (made by the company)

• Spoilage cost ditanggung oleh atau menjadi beban penuh perusahaan yang memproduksi barang tersebut. Konsumen tidak ikut menanggung kerugian yang timbul sedikit pun atas spoil goods tersebut.
• Spoilage cost dalam kasus ini akan diakui sebagai suatu beban dan akan dibebankan pada FOH Control.
• Salvage value atau nilai jual atas barang rusak tersebut, jika ada, menjadi pengurang beban dalam FOH Control tersebut.
• Jika perusahaan mengumpulkan unit-unit barang yang rusak tersebut secara tersendiri sebelum dijual, maka timbul kelompok akun yang bernama “spoilage goods inventory”.

   b. Kerusakan disebabkan oleh external failure (karena adanya permintaan oleh konsumen)

• Spoilage cost ditanggung oleh atau menjadi beban penuh bagi konsumen yang memesan barang tersebut. Perusahaan sama sekali tidak ikut menanggung kerugian yang timbul karena spoil goods tersebut.
• Spoilage cost akan diakui sebagai beban konsumen dan akan dibebankan/ditambahkan pada komponen harga produk (WIP).
• Salvage value atau nilai jual atas barang rusak tersebut, jika ada, menjadi pengurang beban yang harus ditanggung oleh konsumen tersebut.
• Perusahaan bisa menjualkan barang yang rusak tersebut dengan menaksir nilai jual atas barang tersebut.
• Jika perusahaan mengumpulkan unit-unit barang yang rusak tersebut secara tersendiri sebelum dijual, maka timbul kelompok akun yang bernama “spoilage goods inventory”.

Rework Product

1. Definisi rework
    Rework Product adalah barang yang dilakukan pemrosesan/pengerjaan ulang oleh perusahaan, dikarenakan barang tersebut tidak memenuhi standar yang telah dipersyaratkan. Dengan demikian, rework berbeda dengan spoil product, karena atas rework dapat dikerjakan ulang atau dapat diperbaiki.

2. Accounting treatment for rework
    a. Rework disebabkan oleh internal failure

• Seluruh biaya untuk pengerjaan ulang (cost of rework) ditanggung sepenuhnya oleh perusahaan yang bersangkutan.
• Konsumen sama sekali tidak turut serta untuk dibebani biaya rework tersebut.
• Cost of rework akan dibebankan pada FOH Control.

    b. Rework disebabkan oleh permintaan konsumen (external failure)

• Seluruh biaya untuk pengerjaan ulang (cost of rework) ditanggung sepenuhnya oleh konsumen yang memesan barang.
• Perusahaan sama sekali tidak turut serta untuk menanggung biaya rework tersebut.
• Cost of rework akan dibebankan sebagai penambah komponen biaya produk (menambah WIP).

    Biaya-biaya yang timbul akibat buruknya Kualitas bukan hanya 3 Kategori utama yang disebutkan diatas, tetapi terdapat juga kerugian-kerugian ataupun biaya-biaya tersembunyi lainnya (Hidden cost) seperti Kerugian akibat kehilangan Proyek / Bisnis, Biaya Manajemen, Kehilangan kepercayaan pelanggan, biaya kehilangan asset dan lain sebagainya.

    Salah satu Strategi yang dipergunakan oleh Manajemen Perusahaan untuk meng-eliminasi COPQ (Cost of Poor Quality) adalah dengan menerapkan Metodologi Six Sigma. Dengan Six Sigma Manajemen Perusahaan dapat meng-identifikasikan penyebab-penyebab terjadinya kegagalan dan melakukan perbaikan-perbaikan untuk meningkatkan Kualitas secara keseluruhan.


 Contoh Kasus : CoQ dan Job Order Costing

PT Prasastining Setyo Tuhu (PT PST) adalah sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi alat peraga pendidikan bagi taman kanak-kanak (kindergarten). Di Bulan Desember 2015, PT PST menerima dan mengerjakan 3 buah job, yakni Job #100, Job #101, dan Job #102. Berikut ini sebagaimana terlihat pada Gambar 7.1 dan Gambar 7.2 adalah data-data terkait dengan aktivitas produksi di PT PST selama Bulan Desember 2015. Gambar 7.1 memuat data mengenai biaya produksi. Sementara itu, Gambar 7.2 memuat data mengenai biaya kualitas terkait aktivitas produksi di PT PST.

Gambar 7.1 Data produksi PT PST

Gambar 7.2 Data Aktivitas Produksi PT PST

 Berdasarkan data di atas, Anda diminta untuk:
1. Membuat jurnal untuk mencatat pembebanan rincian item manufacturing cost ke
setiap jobs!

•  Bahan baku diambil dari gudang penyimpanan.
• Gaji pekerja belum dibayarkan dan masih terutang.

2. Membuat jurnal untuk mencatat spoilage products pada setiap jobs!

• Setiap spoilage units yang memiliki nilai jual, langsung dijual dan laku di pasaran.
• Semua spoilage units yang memiliki nilai jual sudah seluruhnya terjual (tidak bersisa).
• Penjualan spoilage units tersebut dilakukan secara nontunai.

3. Membuat jurnal untuk mencatat rework atas barang yang diproduksi!

• Rework adalah seluruhnya atas permintaan dari konsumen.
• Jumlah unit yang di-rework sudah termasuk didalam jumlah good units yang jadi.

 4. Membuat jurnal untuk mencatat adanya scrap!

• Pencatatan scrap menggunakan metode selling approach.
• Penjualan scrap dilakukan secara nontunai.

5. Membuat jurnal untuk mencatat barang yang sudah jadi dan siap untuk dikirim
kepada customers!

6. Membuat jurnal untuk mencatat saat dimana unit sudah berpindah kepemilikan
kepada customers!

• Penjualan dilakukan secara nontunai.
• Semua unit yang diproduksi sudah seluruhnya berpindah tangan kepada customers (tidak ada sisa finished goods di gudang).

7. Menghitung nilai Gross Margin Percentage di PT PST untuk Bulan Desember 2015.

• Di akhir November 2015, seluruh FOH berikut dengan over/under applied-nya telah di-closing seluruhnya, sehingga saldo FOH di awal Desember = 0.
• Overapplied/underapplied FOH dibebankan secara langsung seluruhnya kepada COGS.

Penyelesaian Kasus 1:

Penyelesaian kasus 2 diilustrasikan pada Gambar 7.3 berikut ini.

 

       

     Contoh Kasus : CoQ dan Process Costing

PT Janji Setyo Tuhu (PT JST) adalah sebuah perusahaan manufaktur yang memproduksi barang secara masal dengan menerapkan process costing system. Proses pengolahan bahan mentah menjadi barang jadi dilakukan melalui dua departemen. Pertama-tama, bahan mentah dimasukkan ke Departemen Desain untuk dibuat pola produk yang sesuai dengan model yang telah ditentukan. Selanjutnya, pola yang sudah jadi akan dikirimkan dari Departemen Desain (Design Department) ke Departemen Perakitan (Assembly Department) untuk dirakit, dirangkai dan ditambahi dengan material lain agar menjadi barang jadi. Berikutnya, barang yang telah selesai diproses oleh Departemen Perakitan akan ditransfer ke gudang barang jadi untuk siap dijual kepada konsumen. Anda dimintai tolong oleh Manajer Produksi PT JST guna membantu sebagian pekerjaannya. Untuk itu, Manajer Produksi mengumpulkan beberapa data dan informasi terkait dan menyerahkannya kepada Anda untuk diolah.

Berikut ini adalah data-data dan informasi terkait dengan proses produksi pada PT JST.

A. Data di Departemen Desain Periode April 2017

1. Data perhitungan Equivalent Units
Data atas perhitungan equivalent units telah disampaikan kepada Anda.
Data tersebut sebagaimana tampak pada Gambar 7.3 berikut.

Gambar 7.3 Equvalent Units Departemen Desain PT JST

2. Data alokasi biaya produk

Manajer Produksi telah menghitung biaya produksi atas Departemen Desain untuk periode yang bersangkutan. Data tersebut telah diserahkan kepada Anda sebagaimana terlihat pada Gambar 7.4 berikut.

Gambar 7.4 Biaya Produksi Departemen Desain PT JST

B. Data di Departemen Perakitan Periode Maret 2017

1. Data perhitungan Equivalent Units

Data atas perhitungan equivalent units telah disampaikan kepada Anda. Data tersebut adalah mengenai perhitungan equivalent units untuk Departemen Perakitan. Data tersebut sebagaimana tampak pada Gambar 7.5 berikut.

Gambar 7.5 Equivalent Units Departemen Perakitan PT JST

2. Data alokasi biaya produksi

Manajer Produksi telah menghitung biaya produksi untuk periode yang bersangkutan. Biaya produksi tersebut adalah seluruh biaya manufaktur yang terjadi sepanjang periode tersebut di Departemen Perakitan. Data tersebut telah diserahkan kepada Anda sebagaimana terlihat pada Gambar 7.6 pada halaman berikut.

Gambar 7.6 Biaya Produksi Departemen Perakitan PT JST

C. Data dan Informasi yang terkait

1. Pada Bulan April 2017, sebanyak 1.300 unit barang telah dipindahkan ke gudang barang jadi dan siap untuk dijual. Sementara itu, sebanyak 50 unit barang ternyata rusak (spoil) di Departemen Perakitan pada sepanjang Bulan April tersebut.

2. Ending inventory di Departemen Perakitan untuk Bulan April 2017 memiliki komposisi percentage of completion sebesar 60% untuk DM dan 80% untuk 

conversion cost.

3. Point of inspection di Departemen Perakitan, guna mengecek apakah suatu barang yang diproses itu dalam kondisi bagus atau rusak, dilakukan pada saat persentase penyelesaian atas produk sudah mencapai 50% untuk seluruh komponen biaya produksinya.

4. Material ditambahkan di Departemen Perakitan bertahap secara merata dan proporsional sepanjang proses produksinya.

5. Biaya produksi yang ditambahkan oleh Departemen Perakitan selama periode Bulan April 2017 sebagai berikut:

a. Direct Material = Rp4.742.500
b. Direct Labour= Rp2.730.000
c. Factory Overhead= Rp1.365.000

Berdasarkan data dan informasi di atas, Anda diminta untuk:

1. Menyusun Cost of Production Report pada Departemen Perakitan untuk periode April 2017, yang terdiri dari lima step!
2. Membuat jurnal untuk mencatat barang yang selesai diproses oleh Departemen Desain dan Departemen Perakitan untuk periode selama Bulan April 2017!
3. Membuat jurnal untuk mencatat barang yang rusak (spoilage goods) di Departemen Perakitan untuk periode Bulan April 2017!

Penyelesaian Kasus :

Menggunakan FIFO Method (biaya diakumulasikan ke produk sesuai urutan masuk ke dalam proses produksi)

ASSEMBLY DEPARTMENT
FIFO Method.
Metode ini mensyaratkan agar unit barang yang masuk di awal waktu harus mendapatkan jatah untuk lebih dahulu diproses dan harus diselesaikan serta ditransfer out pada kesempatan waktu yang lebih dahulu. Metode ini sangat memperhatikan urutan proses produksi suatu barang. Menurut metode ini, Anda tidak diperkenankan mengolah barang yang masuk terakhir untuk kemudian diselesaikan lebih awal. Konsekuensinya, unit barang yang di-transfer out musti diperhatikan darimanakah asalnya, apakah berasal dari units in the beginning inventory atau berasal dari units started in the period.

            A. STEP 1 : Show the physical units flow

Langkah 1 atas kasus ini diilustrasikan pada Gambar 7.7 berikut

Gambar 7.7 Perhitungan Aliran Fisik Produksi Departemen Perakitan PT JST

       Penting untuk diingat:

• Unit sebagai Beginning inventory pada April berasal dari units in Ending inventory pada periode bulan Maret.

• Unit Started in April adalah unit yang diterima dari Design Department selama bulan April.
  

            B. STEP 2: Compute the Equivalent Units in the period

Harap diingat bahwa perhitungan equivalent units hanya ditujukan untuk sisi output saja. Dalam FIFO method, satu hal yang perlu diperhatikan adalah rincian dari units completed and transferred out. Anda harus mengidentifikasi darimana mereka berasal, apakah berasal dari units in beginning inventory ataukah berasal dari units started in the period. Anda juga harus ingat bahwa departemen ini adalah bukan departemen yang pertama, sehingga akan ada biaya produksi yang diakumulasikan dari departemen sebelumnya, yakni Transferred in Cost (TIC). Lebih lanjut, Anda harus mempertanggunajawabkan the spoilage units pada periode ini dengan memperhitungkan unit yang rusak tersebut. Langkah ini diilustrasikan sesuai pada Gambar 7.8 di bawah ini.

Gambar 7.8 Perhitungan Equivalent Units Departemen Perakitan PT JST

Harap diingat bahwa semua biaya produksi yang terbawa dari departemen sebelumnya harus diakumulasikan dan dikumpulkan pada satu komponen yang bernama “Transferred in cost”. Dengan demikian, untuk setiap satu unit fisik barang akan terdiri dari 4 buah komponen: Transferred in Cost (TIC), Direct Material, Direct Labor, dan Factory Overhead. Harap dicatat bahwa TIC memiliki persentase penyelesaian sebesar 100% dan telah dicatat pada periode sebelumnya, sehingga persentase untuk periode ini adalah 0%. Anda juga harus memperhatikan saat pelaksanaan point of inspection untuk menentukan persentase penyelesaian atas komponen biaya untuk unit
yang rusak (spoilage units).

           C. STEP 3: Show cost to be accounted for the period.

Harap diingat bahwa TIC yang ditambahkan pada periode ini berasal dari total biaya produksi yang ditransfer oleh departemen sebelumnya (Design Department) untuk selama bulan April. Step 3 dirangkum sebagaimana terlihat pada Gambar 7.9 pada halaman berikutnya.

Gambar 7.9 Perhitungan Biaya Produksi Departemen Perakitan PT JST

             D. STEP 4: Compute cost per equivalent units

Gambar 7.10 Perhitungan Cost per equivalent units Departemen Perakitan PT JST

        

            E. STEP 5 : Cost assignment to the output in the period

Gambar 7.11 Perhitungan cost per equivalent units Departemen Perakitan PT JST

           F. Journal Entries

   1. Journal to record Direct Materials used
       Work in Process - Assembly Dept.                                      4.742.500
                        Materials                                                                                         4.742.500

   2. Journal to record Conversion Cost incurred in the period
       Work In Process- Assembly Dept                                        4.095.000
                        Wages Payable                                                                                2.730.000
                         FOH Applied                                                                                 1.365.000

  3. Journal to record units completed and transferred out to starage as Finished Goods
      Finished Goods                                                                     11.460.000
                        Work in Process-Assembly dept                                                  11.460.000

  4. Journal to record spoilage units
      FOH Control                                                                             282.500
                        Work In process-Assembly Dept                                                      282.500

sumber :

Kurniawan, didik. 2017. Buku Ajar Akuntansi Biaya. Tangerang Selatan. PKN STAN.

Kho, Budi. (2016, Juni 26). Pengertian Biaya Kualitas (Quality Cost) dalam Produksi. Diakses tanggal 14 November 2018 dari https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-biaya-kualitas-quality-cost-dalam-produksi/

Kho, Budi. (2017, Juni 18). Pengertian Total Quality Management (TQM). Diakses tanggal 14 November 2018 dari https://ilmumanajemenindustri.com/pengertian-total-quality-management-tqm/